Entenda o que é automação contábil, como ela funciona e por que a autonomia operacional é o próximo passo para o escritório.
A automação contábil é o auxílio tecnológico que executa certas rotinas do escritório, como a importação de notas, escrituração, apuração, conciliação e obrigações acessórias.
Mas, hoje em dia, 78% das empresas brasileiras já estão equipadas com algum tipo de solução assim, por isso, é hora de pensar na automação em um próximo nível, como o sistema contábil autônomo, que conduz a operação de ponta a ponta e amplia a capacidade de um escritório sem, necessariamente, aumentar a equipe.
Com a autonomia operacional, você pode conectar as etapas que fazem parte da rotina contábil porque o sistema entende o que precisa acontecer depois de cada processamento, aplica as respectivas regras e conduz o fluxo sem depender de comandos a cada etapa.
Entenda como isso pode se aplicar na realidade do seu escritório!
A automação contábil utiliza tecnologia para reduzir ou eliminar a execução manual de atividades recorrentes. Assim, em vez de importar documentos, realizar lançamentos, calcular valores e gerar obrigações uma etapa por vez, o sistema executa essas rotinas de acordo com regras e parâmetros previamente definidos.
O ganho, com isso tudo, está em retirar da rotina atividades repetitivas que consomem capacidade operacional da equipe. Porém, existe uma diferença importante entre automatizar uma tarefa e ter uma operação que consegue conduzir o processo inteiro, e vamos falar sobre isso a seguir.
A automação contábil, atualmente, tem que conectar dados e etapas da rotina para reduzir intervenções desnecessárias. Alguns exemplos:
Automatizar significa fazer com que uma tecnologia execute uma tarefa que antes dependia de uma ação manual. Autonomia operacional vai além: conecta tarefas, regras, dados e etapas para que o próprio sistema conduza o fluxo de trabalho. Veja a diferença:
Imagine, por exemplo, a rotina fiscal: em uma operação autônoma, o fluxo segue sem a necessidade de intervenção humana para avançar em cada etapa, da apuração dos impostos, ao fechamento e à geração das obrigações e guias.
A automação contábil já pode atuar em diferentes etapas em um escritório. O ponto central é identificar quais atividades consomem mais capacidade operacional e avaliar o quanto pode ser conduzido pelo sistema. Confira alguns diferenciais já aplicados.
A rotina fiscal reúne diversas atividades que podem ser executadas automaticamente, como:
E, o mais importante: com continuidade, porque a autonomia não está apenas em automatizar a apuração, mas em permitir que o processo avance de uma etapa para outra sem exigir que alguém conduza cada transição.
O princípio, na área contábil, é semelhante: os dados precisam chegar ao sistema, ser processados de acordo com regras e alimentar as etapas seguintes sem depender de intervenções repetitivas da equipe.
Isso não elimina a necessidade de conferência profissional, mas, ao retirar parte do trabalho operacional, o contador pode direcionar a sua atenção para inconsistências, exceções e análises que realmente precisam de conhecimento técnico.
É uma mudança de foco importante porque, em vez de a equipe gastar grande parte da rotina movimentando informações entre diferentes etapas, a capacidade operacional recuperada pode ser utilizada para qualificar a conferência, analisar resultados e orientar o cliente.
Sistemas como o OneFlow, por exemplo, processam as informações no módulo Fiscal de forma automática e, posteriormente, elas são contabilizadas no módulo Contábil. O próprio sistema faz essa conexão em tempo real, eliminando a necessidade de importações manuais ou rotinas de integração entre os módulos, como ocorre em sistemas tradicionais.
A automação da folha de pagamento pode apoiar etapas como cálculos, processamento de informações, fechamento e geração de documentos e obrigações, reduzindo a necessidade de repetir manualmente os mesmos procedimentos para cada cliente.
Quando fiscal, contábil e folha passam a trabalhar de forma integrada, o escritório também reduz a fragmentação da operação. Isso cria uma base mais adequada para evoluir da simples automação de tarefas para uma lógica de autonomia contábil.
Soluções mais avançadas, com o OneFlow, também integram as informações da folha de pagamento automaticamente ao módulo Contábil. Assim, deixa de existir a necessidade de processos manuais de importação ou integração entre sistemas, garantindo mais agilidade e precisão na rotina do escritório.
Não existe um número universal de horas que represente o tempo gasto por qualquer escritório, mas um estudo recente destacou que 56% das horas trabalhadas no Brasil poderiam ser automatizadas.
É claro que a quantidade varia conforme os documentos, o regime tributário, perfil dos clientes, a complexidade da operação, organização e o nível de automação existente.
Ainda assim, é possível fazer uma estimativa interna para entender o impacto da operação manual. Imagine, como exemplo, um cliente que exige mensalmente:
Nesse cenário, são 8 horas por mês para um único cliente. Agora, leve a mesma conta para uma carteira de 50 empresas, e temos: 8 horas × 50 clientes = 400 horas por mês.
Isso equivale a aproximadamente 50 jornadas de oito horas dedicadas a essas rotinas ao longo de um mês.
Adotar a automação contábil não significa abandonar o sistema que o escritório já utiliza ou reconstruir toda a operação. Para muitas empresas, faz mais sentido começar por uma frente que concentra atividades repetitivas, avaliar os resultados e avançar gradualmente.
Isso também permite que a equipe se familiarize com a nova operação enquanto mantém a continuidade do trabalho. O sistema atual e a nova solução podem conviver durante o período de implantação, conforme as necessidades e possibilidades do escritório.
O importante é que a tecnologia seja incorporada progressivamente. Para isso, identifique onde existe mais esforço manual e repetitivo (operações simples, mas que demandam tempo do time), pois podem ser facilmente automatizadas. Depois, automatize aos poucos para medir o seu impacto. A partir daí, novas partes da operação podem ser incorporadas.
Considere que, com a automação contábil, o profissional pode recuperar a sua capacidade operacional e decidir melhor onde sua atenção é mais necessária.
Dessa forma, uma nota capturada automaticamente, uma escrituração processada ou uma obrigação gerada sem uma sequência de comandos não significa que o contador perdeu a sua importância, mas que o seu conhecimento pode ser direcionado para situações em que ele realmente faz a diferença e que ele terá mais espaço para:
Ou seja, com a automação contábil, o objetivo não é retirar o profissional da operação, mas retirar da operação aquilo que não precisa consumir sua atenção.
No OneFlow, a proposta vai além da execução automática de tarefas isoladas: o módulo Fiscal conduz o fluxo desde a captura e escrituração dos documentos até a apuração, o fechamento e a geração e entrega das obrigações, permitindo que o escritório acompanhe a operação com mais autonomia.
Essa autonomia já cobre mais de 1.300 prefeituras na busca e escrituração de NFS-e e conduz sozinha a transmissão de obrigações como DCTFWeb, EFD-Reinf, eSocial, DAS e MIT, sem intervenção manual em cada etapa.
No fim, a pergunta que fica não é quanto automatizar, mas quanto do tempo recuperado o escritório vai direcionar para escalar em vez de sustentar a operação atual.
Veja como a autonomia operacional transforma o escritório com o OneFlow
